Privacy e localizzazione veicoli aziendali

Molte aziende utilizzano il sistema di geolocalizzazione Gps dei propri veicoli. Ma che risvolti ha in tema di privacy?

Quando si parla di geolocalizzazione satellitare si fa riferimento all’installazione di apparecchiature di localizzazione satellitare Gps sulle auto aziendali utilizzate dai dipendenti per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Il Gps, infatti, è uno strumento che permette di rilevare la posizione geografica del veicolo sul quale è installato e, grazie all’utilizzo di software dedicati, gestire la flotta aziendale.
La questione della geolocalizzazione dei veicoli aziendali pone alle aziende due ordini di problemi. Il primo concernente la disciplina del controllo a distanza dei lavoratori in relazione allo Statuto dei lavoratori e l’altro relativo alla loro privacy ed al rispetto delle sempre più stringenti norme in tema di riservatezza.

Geolocalizzazione e Jobs act

Di fatto è innegabile come il Gps montato sulle auto aziendali consenta in concreto il controllo dei lavoratori a distanza e pertanto si pone in aperta contraddizione con l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori [1], che vieta ai datori di lavoro i controlli a distanza dei lavoratori attraverso impianti e apparecchiature. Con la riforma del Jobs act [2] il divieto è stato limitato all’ipotesi in cui la localizzazione sia fatta al fine esclusivo di controllare l’attività dei lavoratori. Ciò significa, in sostanza, che l’installazione del Gps è legittima nel caso in cui il suo utilizzo sia necessario all’attività lavorativa, per ragioni organizzative, di sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale, nonché per la registrazione degli accessi e delle presenze.

Geolocalizzazione e privacy

Il fenomeno della geolocalizzazione solleva, però, anche questioni in termini di privacy in quanto i dati delle coordinate geografiche, sebbene ad un primo esame possano sembrare anonimi, in realtà, con l’incrocio con i dati del sistema turni, consentono di risalire all’identità del dipendente a cui sia stato assegnato uno specifico dispositivo. Si tratta, però, di un argomento molto delicato in quanto coinvolge due interessi contrapposti, ovvero controllo e privacy, vale a dire da un lato il diritto dell’azienda di verificare la produttività del lavoratore, ma dall’altro la tutela della sua dignità.
La questione è stata recentemente affrontata dal Garante della privacy il quale ha altresì colto l’occasione per rammentare gli adempimenti a carico delle aziende prima di installare i dispositivi ed iniziare il trattamento dei relativi dati [3]. In caso di installazione di dispositivi di localizzazione satellitare, le aziende devono:

• effettuare la notificazione preliminare al Garante [4];
• fornire ai lavoratori interessati dai trattamenti dei propri dati, un’informativa comprensiva di tutti gli elementi in ordine a tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, compresi i tempi di conservazione [5];
• adottare le misure di sicurezza previste dal Codice [6] al fine di preservare l’integrità dei dati trattati e prevenire l’accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati.

Dovranno, inoltre, definire con precisione le modalità di raccolta, di elaborazione e di conservazione dei dati di geolocalizzazione e degli altri dati personali, differenziando le tutele in base alla singola finalità perseguita. La questione forse più interessante trattata dal Garante con il provvedimento in questione riguarda appunto tempi di conservazione dei dati raccolti. In proposito è stato stabilito che, ad esempio, se la società intende avvalersi del sistema di localizzazione per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potrà conservare i dati necessari per cinque anni. I dati trattati in caso di sinistri, saranno conservati per il termine ritenuto necessario per la ricezione e la valutazione della denuncia di sinistro da parte del personale. I dati da utilizzare in caso di contestazione di violazione amministrativa con modalità non immediata, invece, potranno essere conservati al massimo per 90 giorni, ovvero il tempo previsto dalla normativa per notificare un eventuale verbale di contestazione. Al termine del periodo individuato, i dati personali raccolti dovranno essere automaticamente cancellati o anonimizzati.




[1] Legge n. 300/1970.
[2] D. lgs n. 151/2016.
[3] provvedimento n. 138 del 16.03.2017.
[4] ai sensi dell’articolo 37, comma 1, lett. a), D. lgs. 196/2003.
[5] art. 13, D. lgs. 196/2003.
[6] articoli 31 ss. D. lgs. 196/2003.


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satellitare, le aziende devono:

Privacy: cos'è l'informativa utilizzo cookies?

I proprietari dei siti internet hanno l’obbligo di ottenere il nostro consenso per trattare le informazioni che lasciamo in rete durante la navigazione

A chi non è capitato, durante la propria navigazione internet, di imbattersi in avvisi riguardanti i cosiddetti cookies? Indubbiamente a tutti. 

Non tutti, però, sanno di cosa si tratta ed in particolare cosa vuol dire la scelta di accettarli o rifiutarli. Ecco perché è importante navigare “consapevolmente” e conoscere – per quanto possibile – il significato di ogni nostro “click”. 

Immaginate un’operazione oramai quotidiana per noi tutti: visitare il sito di un social network. Attraverso i cookies vengono raccolte le informazioni relative ai gruppi che frequentiamo, agli interventi che facciamo, alle cose vediamo. 

Proviamo, dunque, a comprendere nel dettaglio cosa sono e come funzionano i cookies e soprattutto le conseguenze in punto di privacy. 

Cookies: cosa sono?

I cookies, letteralmente biscotti, sono tutte le informazioni che durante le nostre connessioni internet lasciamo in rete. 

Senza scendere troppo nel tecnicismo informatico, possiamo dire che ogni volta che visitiamo un sito lasciamo traccia del nostro passaggio. In particolare i dati che diffondiamo sono il nome e l'indirizzo Ip del nostro computer, la posizione, la marca del browser (ossia del programma di navigazione internet), il sistema operativo, l’indirizzo web della pagina che abbiamo visionato etc. Lasciamo informazioni circa i nostri gusti, le nostre preferenze, i nostri interessi. 

I cookies possono essere: 

·         tecnici: per la funzionalità del sito;

·         di profilazione: per l’invio di avvisi e pubblicità mirata. 

Cookies: come funzionano?

Attraverso i cookies si può ricostruire il percorso di navigazione di un utente nel web, conoscere i siti che ha visitato, sfruttare le informazioni acquisite e inviargli pubblicità diretta ai suoi interessi.

Il cookie ha una scadenza che in alcuni casi corrisponde allo stesso istante in cui si abbandona un determinato sito, in altri invece è più lunga e il cookie si cancella automaticamente dopo un determinato periodo di tempo se l’utente non visita nuovamente il sito.

In generale le informazioni raccolte tramite i cookies (soprattutto tecnici) possono essere utilizzate per migliorare la navigazione sul sito ma dall’altro rappresentano una minaccia per la privacy degli utenti e delle loro informazioni.  

Cookies: conseguenze in punto di privacy

Come anticipato, dunque, sebbene i cookies non siano dannosi per il computer perché non trasportano virus, dall’altro possono costituire una minaccia per la privacy degli utenti. 

I cookies infatti spiano le preferenze di navigazione degli utenti, solitamente per scopi commerciali. 

Per questo motivo si è resa necessaria una normativa che ne disciplinasse l’uso e ne prevenisse l’abuso. 

In Italia, gli obblighi in materia di cookies derivano da una normativa europea che ha imposto di informare gli utenti di Internet ed acquisire un loro consenso preventivo.

Il Provvedimento del Garante della protezione dei dati personali [1], infatti, impone che ciascun sito dichiari quale tipo di cookie utilizza. 

Ecco perché spesso ci imbattiamo nei c.d. banner, ossia in avvisi relativi l’utilizzo dei cookies, che la normativa chiama “informativa breve”. 

Ma oltre a rendere l’avviso ben visibile in ogni pagina, il sito deve anche fornire un link di approfondimento (“informativa estesa”) in cui vengono elencati e spiegati tutti i cookies utilizzati e tutte le informazioni in relazione alla sua politica privacy. 

La notifica dell’informativa sull’utilizzo dei cookies è obbligatoria e successivamente a questa l’utente deve esprimere il consenso o meno al loro uso. 

Dal 2 giugno 2015 quindi tutti i proprietari dei siti internet che utilizzano cookies (di profilazione) sono obbligati ad adeguarsi alla normativa anzidetta ed in caso di sua violazione le conseguenze sono molto pesanti. È infatti prevista una sanzione amministrativa da 6.000 a 36.000 euro per omessa informativa privacy [2] e da 10.000 a 120.000 euro nel caso di installazione cookies senza l’autorizzazione degli utenti.  

[1] provv. n. 229 dell’8.05.2014, pubblicato in G.U. n. 126 del 3.6.2014.

[2] art. 161 D. Lgs. 196/2003.

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Privacy: nuovi obblighi UE

Dal 25 maggio 2018 per numerosi soggetti pubblici e privati diventerà obbligatorio conformarsi alle norme del Regolamento UE n. 679/2016 e necessario dotarsi di un Responsabile del trattamento dei dati (DPO).

Il Regolamento UE (General Data Protection Regulation) andrà a sostituire i Codici Privacy dei singoli Stati membri ma dalle indagini compiute in proposito molti soggetti non hanno ancora compreso la portata di tale adeguamento e dunque i processi di compliance risultano lenti e talvolta percepiti come meri aggravamenti burocratici.

Il nuovo Regolamento Privacy impone obblighi stringenti e costituisce un importante baluardo nel sistema delle responsabilità e nell'implementazione delle misure di sicurezza a protezione dei dati personali.

Il testo riconosce importanti ed ampi diritti ai cittadini mentre impone alle imprese e alle P.A. una forte responsabilizzazione (accountability).

L'articolo 25, in particolare, introduce il principio di privacy by design e privacy by default, un approccio innovativo che impone alle P.A. e alle aziende l'obbligo di avviare un progetto prevedendo, fin da subito, gli strumenti a tutela dei dati personali. 

Il concetto di privacy by design risale al 2010 e, già presente negli Usa e Canada, fu poi adottato nel corso della trentaduesima Conferenza mondiale dei Garanti Privacy.

Il GDPR ha l'obiettivo di tutelare la vita privata dei cittadini di default, ovvero come impostazione predefinita dell’organizzazione aziendale e stabilisce che la protezione dei dati deve avvenire fin dal disegno o progettazione di un processo aziendale, ossia by design.

Prima di procedere al trattamento, dunque, è necessario effettuare una c.d. valutazione dell'impatto, con puntuale e documentata analisi dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati.

I soggetti titolari del trattamento, infatti, devono dimostrare di aver adottato tutte le misure di sicurezza adeguate ed efficaci ed in proposito l'adesione ad un codice di condotta (art. 40) o di un meccanismo di certificazione (art. 42) può essere utilizzata come strumento per dimostrare il rispetto degli obblighi del titolare del trattamento.

Il Regolamento n. 679 introduce la figura del Responsabile del Trattamento dei Dati (detto DPO), un soggetto in possesso di specifici requisiti: competenza, esperienza, indipendenza, autonomia di risorse che deve presidiare i profili privacy attraverso la verifica della corretta applicazione del Regolamento, formazione del personale, sensibilizzazione, consulenza etc.

Il DPO può essere interno o esterno e dialoga direttamente con il vertice gerarchico del titolare del trattamento.

Si stima che ad oggi solo il 30% circa delle imprese italiane ha previsto un piano di adeguamento al GDPR.

Ma a meno di un anno dalla piena applicabilità della normativa è necessario che le imprese si attivino per mettere a punto un piano d’azione e soprattutto di adeguamento del “sistema privacy” aziendale.